Politique de protection des renseignements personnels

Introduction et objet

La Fédération de natation du Québec (ci-après « FNQ ») est un organisme voué à la promotion et au développement du sport de la natation au Québec. La FNQ s’engage à protéger la confidentialité des renseignements personnels qui lui sont confiés ou qu’elle recueille au sujet de ses membres et d’autres individus (par ex., nageurs, parents/tuteurs, bénévoles, entraîneurs, etc.).

La présente politique décrit la manière dont la FNQ recueille, utilise, conserve, communique et détruit les renseignements personnels dans le cadre de ses activités. Cela comprend les renseignements personnels de ses membres (lorsque ce sont des personnes physiques) ainsi que ceux qui peuvent être fournis à la FNQ par toute autre personne. Cette politique détaille également comment nous préservons la confidentialité des renseignements personnels lorsque vous échangez avec la FNQ et les droits que vous avez à l’égard de vos renseignements personnels.

Que sont les « renseignements personnels »?

Dans la présente politique, le terme « renseignement personnel » s’entend généralement de toute information permettant d’identifier une personne physique, notamment son nom, son adresse résidentielle, son numéro de téléphone, sa date de naissance, etc. Les renseignements qui sont anonymisés ou agrégés et qui ne peuvent être associés directement ou indirectement à une personne identifiable et ce, de façon irréversible, ne sont pas considérés comme des renseignements personnels.

Quels types de renseignements personnels recueillons-nous?

La FNQ recueille uniquement les renseignements personnels qui sont nécessaires à la prestation de ses programmes et de ses activités et aux autres fins décrites dans la présente politique. Ainsi, nous pouvons notamment recueillir vos renseignements personnels dans les circonstances suivantes :

• Lorsque vous vous inscrivez comme membre auprès de la FNQ ou auprès d’un de ses clubs locaux : votre nom, votre date de naissance, votre sexe, votre adresse résidentielle et votre numéro de téléphone.
• Lorsque vous participez à une compétition sportive: votre résultat. 
• Lorsque vous nous contactez par courriel (ex. à l’adresse [email protected]) : les renseignements contenus dans votre courriel.
• Lorsque vous vous inscrivez à notre infolettre : votre nom, prénom et adresse courriel. 
• Lorsque vous visitez notre site Web nous pouvons aussi recueillir des renseignements, de façon automatisée, par le biais de témoins (cookies) ou de technologies similaires. Veuillez consulter la section « Témoins et technologies similaires » de la présente politique pour plus de détails.

À moins que la loi ne l’autorise, aucun renseignement personnel ne sera recueilli, utilisé ou communiqué par la FNQ sans avoir au préalable obtenu le consentement de la personne concernée par ce renseignement.

Pourquoi recueillons-nous des renseignements personnels?

Nous utilisons les renseignements personnels recueillis uniquement pour atteindre les objectifs décrits ci-dessous. Nous ne les utiliserons pas à d’autres fins sans votre consentement, sauf lorsque la loi l’autorise.

La FNQ recueille généralement vos renseignements personnels pour les fins suivantes :

• Assurer la prestation des programmes et des services. Par exemple, nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour organiser des compétitions sportives ou des programmes de formation pour nos entraîneurs et officiels.
• Communiquer avec vous. Par exemple, nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour vous transmettre notre infolettre ou pour vous partager de l’information utile avant une compétition.  
• Gérer les relations avec vous et répondre à vos demandes. Par exemple, nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour vous inscrire à une compétition, pour vous envoyer de l’équipement ou encore pour inscrire vos résultats dans un classement en ligne. 
• Identifier vos besoins et attentes. Par exemple, nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour vous envoyer un sondage de rétroaction à la suite d’une compétition.
• Administrer la vie corporative. Par exemple, nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour vous inviter à notre assemblée générale annuelle.  
• Respecter les obligations légales ou réglementaires.

Qui peut avoir accès aux renseignements personnels que nous recueillons?

Les personnes qui pourraient avoir accès aux renseignements personnels recueillis par la FNQ sont les suivantes :

• Le personnel et les bénévoles de la FNQ lorsque l’accès aux renseignements est nécessaire pour accomplir leurs tâches. 
• Certains partenaires privilégiés de la FNQ. Par exemple, la FNQ a conclu une entente avec Natation Canada en vertu de laquelle les renseignements personnels de ses membres, des nageurs, des parents/tuteur, des entraineurs et des officiels sont conservés dans la base de données de Natation Canada. Les partenaires de la FNQ, y compris Natation Canada, pourraient vous envoyer des communications de nature commerciale si vous fournissez votre consentement. 
• Certains fournisseurs lorsque cette communication est nécessaire à la réalisation d’une entente ou d’un contrat de services et à condition que la FNQ ait obtenu un engagement écrit de la part du fournisseur à respecter des exigences particulières en matière de protection des renseignements personnels. 
• Certaines personnes ou organismes qui souhaitent utiliser les renseignements à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques à condition que la FNQ ait obtenu, de la part de la personne ou de l’organisme, un engagement écrit de respecter des exigences particulières en matière de protection des renseignements personnels et, lorsqu’applicable, une confirmation d’autorisation obtenue de la Commission d’accès à l’information. 
• D’autres personnes à qui la loi exige la communication de renseignements personnels dans des circonstances très précises notamment si la communication du renseignement est nécessaire en raison d’une situation d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité d’une personne.

Comment conservons-nous les renseignements personnels?

Nous conserverons vos renseignements personnels en conformité avec nos politiques internes et selon ce qui est requis par la loi. Une fois qu’ils ne sont plus nécessaires, vos renseignements personnels seront détruits ou anonymisés en toute sécurité (de sorte que les renseignements ne permettent plus de vous identifier).

Nous prenons les mesures de sécurité raisonnables, de nature matérielle, administrative et technique, pour assurer la protection des renseignements personnels contre le vol ou l’accès non autorisé. Nous tâchons d’assurer la conservation de vos renseignements personnels au Québec. Toutefois, dans certains cas les renseignements stockés sur les serveurs de nos fournisseurs de services peuvent être situés à l’extérieur du Canada (notamment en Europe et aux États-Unis) et peuvent ainsi être assujettis aux lois de ces pays, y compris toute loi permettant aux autorités gouvernementales d’y accéder. Dans ces cas, nous prenons tous les moyens raisonnables pour nous assurer que vos renseignements personnels soient traités en conformité avec la présente politique.

Témoins et technologies similaires (cookies)

Nous utilisons des témoins de connexion (cookies) pour recueillir certains renseignements techniques lorsque vous visitez notre site Web, par exemple votre adresse IP, votre fournisseur de services Internet, le type d’appareil ou de navigateur que vous utilisez, la région où vous vous trouvez et le site à partir duquel vous accédez à notre site Web. Ces renseignements ne permettent pas de vous identifier directement et sont utilisés pour améliorer le contenu du site Web et en faciliter l’accès. Ces renseignements peuvent être stockés sur les serveurs de nos fournisseurs de services situés à l’extérieur du Canada et peuvent ainsi être assujettis aux lois de ces pays, y compris toute loi permettant aux autorités gouvernementales d’y accéder. Nous utilisons Google Analytics, qui nous permet de voir des renseignements sur les activités de l’utilisateur, y compris les pages qu’il a consultées, la source et le temps qu’il a passé sur notre site Web. Ces renseignements sont dépersonnalisés et affichés sous forme de chiffres, ce qui signifie qu’ils ne peuvent pas être utilisés pour identifier l’utilisateur.

Liens vers d’autres sites Web

Notre site Web peut contenir des liens vers des sites qui sont exploités par des tiers. Nous ne sommes pas responsables du contenu de tout site n’appartenant pas à la FNQ, de toute utilisation de ces sites ou des pratiques en matière de confidentialité de ces sites. Nous vous invitons à consulter les politiques de confidentialité des sites exploités par des tiers avant de les utiliser.

Comment avoir accès à vos renseignements personnels et les corriger?

La FNQ reconnaît le droit de tout membre d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons à son sujet et de demander de les faire corriger en cas d’erreur ou d’omission. Pour toute demande, veuillez nous contacter par écrit en utilisant les coordonnées indiquées sous la rubrique « Nous joindre ». La FNQ s’engage à répondre à la requête dans les trente (30) jours de sa réception. Si la FNQ décide de ne pas donner suite à la requête, elle donnera à la personne qui en fait la demande les motifs justifiant le refus.

Modification de la politique

La FNQ se réserve le droit de modifier en tout temps sa politique de confidentialité. Si nécessaire, nous en aviserons les personnes concernées. Toute modification prend effet au moment où nous affichons la politique révisée sur notre site Web. La date d’entrée en vigueur figurant en haut de la politique indique sa dernière mise à jour.

Contactez-nous

N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions concernant la façon dont nous traitons vos renseignements personnels.

Vous pouvez joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

Nathalie Larose
Adjointe à la direction générale
[email protected]
514 252-3200 poste 1050