Procédures temporaires

La tenue des compétitions est toujours possible malgré la situation actuelle. Prenez toutefois note que, pour l’instant, il n’est pas possible de faire de demande de publication (affichage d’une compétition à l’avance sans numéro de sanction).

Demande de sanction de compétition

Un formulaire en ligne a été créé rendant possible des nouvelles demandes de sanction de compétition. Pour faire une demande :

  • Cliquez sur le lien du formulaire en ligne Demande de sanction;
  • Remplissez tous les champs du formulaire;
  • Téléchargez l’invitation dans le champ prévu à cet effet;
  • Téléchargez le fichier d’inscription s’il est déjà prêt, sinon, s’il vous plaît l’envoyer à l’adresse competition@fnq.ca dès que possible.

Une fois le formulaire soumis, la Fédération procédera à son processus habituel d’analyse des demandes. Quand la compétition aura été officiellement sanctionnée par la FNQ, un courriel de confirmation avec un numéro de sanction sera envoyé au comité organisateur.

L’information concernant la compétition sera ensuite affichée sur le site temporaire créé par Natation Canada à cet effet.

Pour les demandes ayant déjà été sanctionnées par la FNQ avant le 16 janvier 2023, voir le point Gestion des compétitions déjà sanctionnées de la présente procédure.

Inscription aux compétitions

Pour s’inscrire aux compétitions, les clubs devront transmettre leur fichier d’inscriptions par courriel, directement au club hôte (responsable des inscriptions).

Seul(le)s les athlètes dûment affilié(e)s avant la panne peuvent participer aux compétitions sanctionnées. Comme il ne sera pas possible pour les comités organisateur de confirmer l’affiliation des participant(e)s, la pénalité de 100 $ par athlètes fautif(ive)s prévue au Guide technique pour défaut d’inscription ne sera pas appliquée tant que la situation perdure. Cependant, la pénalité de 50 $ par athlète fautif(ive) prévue au Guide technique pour défaut d’inscription par le club d’appartenance reste en vigueur.

Dépôt des résultats et retour de compétition

Au retour d’une compétition, les comités organisateurs auront toujours un délai maximal de 8 jours pour télécharger les résultats. Pour ce faire :

  • Cliquez sur le lien du formulaire en ligne Retour de compétition;
  • Remplissez tous les champs du formulaire;
  • Envoyez votre fichier de résultats par courriel à l’adresse competition@fnq.ca. 

Une fois transmis à Natation Canada par la FNQ, les résultats seront accessibles sur www.swimrankings.net. Il faut prévoir 1 à 2 journées ouvrables avant que les résultats n’apparaissent en ligne.  

Pour connaitre la marche à suivre afin de mettre à jour les temps d’athlètes dans Team Manager par Swimrankings (sans fichier de résultats), consultez l’article disponible sur le site internet de la FNQ

Gestion des compétitions déjà sanctionnées

Toutes les compétitions ayant déjà été sanctionnées par la FNQ avant le 16 janvier 2023 pourront avoir lieu tel que prévu sous le même numéro de sanction.

Pour afficher la compétition déjà sanctionnée sur le site temporaire de Natation Canada, voici les informations à transmettre à l’adresse competition@fnq.ca :

  • Nom du club hôte et nom de l’événement;
  • Date de début de fate de fin de la compétition;
  • Configuration du bassin;
  • Numéro de sanction;
  • Fichier d’invitation (PDF) et fichier d’inscriptions.

Nouvelle affiliation (demande)

Il est maintenant possible pour les clubs d’affilier de nouveaux(elles) athlètes. Il est cependant très important de faire la distinction entre les nouveaux(elles) athlètes (athlètes qui n’ont jamais été affilié(s) dans un club de natation membre de la FNQ dans le passé) et les ancien(ne)s athlètes (athlètes qui ont déjà été affilié(e)s dans le passé, mais pas cette saison, et ce, dans n’importe quel club membre de la FNQ). 

Nouveaux(elles athlètes)

Dans ce cas, le club d’appartenance se doit de récolter : 

  • Le nom complet de l’athlète et le nom complet de son contact principal si âgé(e) de moins de 18 ans;
  • La date de naissance de l’athlète;
  • Le genre de l’athlète;
  • L’adresse courriel de l’athlète ou de son contact principal;
  • L’adresse courriel de l’athlète ou de sont contact principal;
  • L’adresse complète de l’athlète (adresse, ville, pays, province, code postal);
  • Le numéro de téléphone de l’athlète ou de son contact principal;
  • La citoyenneté de l’athlète (canadienne, étrangère, résident(e) permanent(e) canadien(ne).

Ancien(ne)s athlètes

Dans ce cas, le club d’appartenance se doit de :

  • Le nom complet de l’athlète et le nom complet de son contact principal si âgé(e) de moins de 18 ans;
  • La date de naissance de l’athlète;
  • Le genre de l’athlète;
  • L’adresse courriel de l’athlète ou de son contact principal;
  • L’adresse courriel de l’athlète ou de sont contact principal;
  • L’adresse complète de l’athlète (adresse, ville, pays, province, code postal);
  • Le numéro de téléphone de l’athlète ou de son contact principal;
  • La citoyenneté de l’athlète (canadienne, étrangère, résident(e) permanent(e) canadien(ne);
  • Le numéro d’identification de l’athlète (ID d’athlète). 

Après avoir récolté toutes les informations ci-haut, le registraire de club devra remplir le formulaire en ligne Affiliation d’athlète – Procédure temporaire

Une fois la demande d’affiliation soumise à la FNQ par le formulaire en ligne, l’athlète, ou son contact principal, recevra un courriel provenant de l’adresse club@fnq.ca avec les formulaires de consentement de Natation Canada et de la FNQ à signer. Une fois signés, les formulaires devront être retournés par courriel à l’adresse club@fnq.ca. L’affiliation de l’athlète ne sera pas confirmée par la FNQ et donc conforme avant l’obtention de tous les formulaires signés.

Une confirmation d’affiliation sera envoyée, par courriel, au club et à l’athlète, ou à son contact principal. 

Transferts d’athlètes

Les demandes de transfert ne peuvent pas être traitées. Les clubs qui souhaitent demander des transferts d’athlètes déjà affilié(e)s pour la saison en cours pourront le faire par courriel à l’adresse club@fnq.ca. Les demandes de transfert seront traités par la FNQ selon la prodécure habituelle (approbation du club d’appartenance, approbation de la Fédération). Une fois les deux approbations obtenues, le club qui fait la demande de transfert sera avisé. Les athlètes transférés par ce processus pourront participer aux activités de leur (entrainements, compétitions, etc.)

Changements de catégories d’affiliation

Les demandes de changements de catégories d’affiliation (ex. : non compétitif vers compétitif) peuvent maintenant être traitées. Les clubs qui souhaitent demander des changements de catégories pour leurs athlète déjà affilié(e)s pour la saison en cours pourront le faire par courriel à l’adresse club@fnq.ca. Les demandes seront traitées par la FNQ, puis confirmées par le courriel au club qui fait la demande. 

La tenue des stages est toujours possible malgré la situation actuelle. Prenez toutefois note que la collaboration des responsables d’officiel(le)s de club sera nécessaire afin de faire le suivi des expériences en compétitions.

Demandes de stages

Les formulaire en ligne qui étaient utilisés la saison dernière ont été réactivés. Pour faire une demande de stage :

  • Cliquez sur le lien du formulaire en ligne Demande de stage;
  • Remplissez tous les champs du formulaire. 

Une fois le formulaire soumis, la Fédération procédera à son processus habituel d’analyse des demandes. Quand le stage aura été officiellement approuvé par la FNQ, un courriel de confirmation sera envoyé à la personne contact pour le stage.

Les demande doivent toujours être soumises dans un délair minimum de 7 jours ouvrables avant la date prévue du stage.

Les stages autorisés seront affichés dans un calendrier temporaire créé par la FNQ à cet effet. 

Inscription et présence aux stages

Chaque club pourra choisir son processus d’inscription. Il est cependant nécessaire de le détailler dans le champ du formulaire de demande de stage prévu à cet effet.

Les clubs organisateurs de stage devront s’assurer de tenir une liste de présences à jour et la transmettre à la Fédération dans les plus brefs délais à partir du formulaire Retour de stage.

Suivi des expériences

Afin de faire un suivi des expériences des officiel(le)s en compétitions, deux options sont possibles :

Option 1

Le (la) responsable des officiel(le)s de chaque club hôte d’une compétition s’assure de conserver une copie de l’assignation finale des officiel(le)s de son événement et de la transmettre à chacun des officiel(le)s présent(e)s. Ces expériences devront être entrées rétroactivement dans le système de Natation Canada lorsqu’il sera de nouveau accessible.

Option 2 

Le (la) responsable des officiel(le)s de chaque club hôte d’une compétition s’assure d’envoyer une copie de l’assignation finale des officiel(le)s de son événement par courriel, à la FNQ, à l’adresse officiels@fnq.ca. Ces expériences seront entrées rétroactivement par l’équipe de la FNQ dans le système de Natation Canada lorsqu’il sera de nouveau accessible.

Certification

Comme il est impossible de confirmer la complétion des critères permettant l’atteinte d’un nouveau niveau de certification, aucune nouvelle demande de certification ne sera accordée. 

Formation du PNCE

La formation 301 est toujours prévue pour mars 2023. L’inscription à cette formation sera disponible à partir du 25 janvier 2023 sur la plateforme Amilia.

Suivi de conformité

L’équipe de la FNQ continuera d’accompagner les clubs et les entraineur(e)s en prévision du prochain suivi de conformité. Bien que les formation du PNCE soient temporairement inaccessibles, d’autres formation nécessaires à la certification sont toujours disponibles.

Personnes contacts

Compétitions

Marie-Christine Potvin : competition@fnq.ca

Affiliations 

Stéfanie Gagné : club@fnq.ca

Officiel(el)s

Stéfanie Gagné : officiels@fnq.ca

Entraineur(e)s

Joy Fanara : jfanara@fnq.ca

Dernière mise à jour : 26 janvier 2023