Affiliation des athlètes

Une partie des listes d’athlètes par club a été récupérée et certaines données concernant ces athlètes sont manquantes. Voici la marche à suivre pour chacun des cas rencontrés :

Transferts d’athlètes

Natation Canada travaille à la récupération de l’historique des transferts de septembre à janvier. Les transferts demandés par la procédure temporaire sont valides. Si un(e) athlète transféré(e) avant la panne est manquant(e) à votre liste, demandez à nouveau un transfert.

Échéancier

L’affiliation des athlètes qui compétitionnent doit être complétée et donc conforme, au plus tard, le 27 février à 23 h 59. À partir du 28 février, la prochain phase du processus de rétablissement sera amorcée et l’inscription aux compétitions ainsi que le dépôt des résultats devra être validés par le système comme avant la cyberattaque. 

Pénalité

Nous comprenons que l’échéance du 27 février arrive à grands pas, c’est pourquoi toutes les pénalités pour défaut d’inscription (athlète non conforme) à une compétition sont levées jusqu’au 13 mars 2023 inclusivement. 

Nouvelles affiliations

Vous pouvez reprendre le processus habituel d’affiliation d’athlète par le système d’inscription en ligne de Natation Canada.

Affiliation d’entraineur(e)s

La majorité des informations concernant les entraineur(e)s a été récupérée, mais certaines données sont manquantes. Voici les étapes à suivre pour les registraires:

Échéancier

L’affiliation des entraineur(e)s doit être complétée et donc conforme, au plus tard, le 13 mars 2023. Comme prévu, la Fédération effectuera un 2e suivi de conformité des club en avril.

Demande de sanction de compétition

La procédure temporaire prendra fin le 1er mars à midi. Il sera possible de faire de nouvelles demandes de sanction selon la procédure habituelle à partir du jeudi, 2 mars à 8 h.

Inscription aux compétitions

À partir du 6 mars, l’inscription aux compétitions devra à nouveau passer par le système d’inscription en ligne de Natation Canada. D’ici cette date, le processus intérimaire d’inscription par courriel est en vigueur.

Dépôt des résultats et retour de compétition

La procédure temporaire prendra fin le 1er mars à midi. Pour l’instant, il ne sera pas possible de déposer de nouveaux fichiers de résultats. La procédure de rétablissement de ces données génèrera plusieurs erreurs qui devront être corrigées par Natation Canada et la FNQ. Quand les données seront bien rétablies, il sera possible d’intégrer de nouveaux résultats. D’ici là, conservez précieusement vos fichiers de résultats jusqu’à la prochaine annonce officielle.

Si vous avez un fichier de résultats avec des temps permettant l’inscription aux Championnats canadiens de l’Est, faites parvenir votre fichier à l’adresse competition@fnq.ca.

Les officiel(le)s ainsi que les responsables d’officiel(le)s de clubs (ROC) et de régions (ROA) peuvent maintenant accéder au système d’inscription en ligne de Natation Canada.

Premières étapes (ROC)

La première étape consiste à activer les officiel(le)s. Dans certains cas, les clubs devront reprendre le processus du tout début et migrer les officiel(le)s à la saison en cours avant de pouvoir poursuivre. Si cette étape a déjà été complétée, les ROC devront :

• Déterminer si des officiel(le)s sont manquant(e)s : s’il manque des officiel(le)s à votre liste, il est important de faire une recherche avant de créer un nouveau dossier. Il est possible de l’officiel(le) existe dans le système et qu’il suffise de le (la) transférer. Si l’officiel(le) n’apparait pas dans la recherche, il faudra créer un nouveau dossier. Dans ce cas, un nouveau numéro d’officiel(le) sera généré et il ne sera pas possible de récupérer l’ancien numéro.
• Déterminer s’il y a des doublons dans la liste : les ROC peuvent envoyer un courriel à l’adresse officiels@fnq.ca pour informer la Fédération des comptes en double à fusionner.
• Supprimer les officiel(le)s qui ne sont pas actif(ive)s au sein du club.

Ensuite, les ROC pourront activer les officiel(le)s inactif(ive)s et renvoyer les informations de connexion à tou(te)s les officiel(le)s de statut « Confirmer compte » afin qu’ils (elles) fassent la confirmation de leur compte Natation Canada.

Finalement, les ROC pourront demander aux officiel(le)s de vérifier l’état de leur dossier pendant la confirmation de leur compte et de déterminer si des expériences ou des stages suivis sont manquants.

Cas possibles

Expériences pratiques manquantes : comme avant la cyberattaque, les expériences pourront être entrées par les officiel(le)s et/ou les ROC.

*Il est possible que le numéro de sanction ne soit pas valide lors de l’entrée d’expériences en compétition dans le « deck log » de l’officiel(le). Si c’est le cas, envoyez un courriel à l’adresse officiels@fnq.ca avec la date, le lieu et le nom (si possible) de la compétition qui ne semble pas valide.

Stages manquants L envoyez un courriel à l’adresse officiels@fnq.ca avec la date, le lieu et le (la) formateur(trice) (si possible). 

Demandes de stages

Les stages autorisés pendant la panne des systèmes apparaissent maintenant dans la plateforme d’apprentissage en ligne (PAL) et sont donc accessibles pour les ROC. Toutes les nouvelles demandes doivent maintenant être soumises pour approbation par la PAL.

Les demande doivent toujours être soumises dans un délai minimum de 7 jours ouvrables avant la date prévue du stage.

Inscription et présence aux stages

Les listes de présences envoyées à la FNQ pendant la panne apparaissent presque toutes dans la PAL. L’équipe de la FNQ est en communication avec certain(e)s ROC pour la mise à jour des listes restantes.

Toutes les nouvelles listes devront être entrées sur la plateforme d’apprentissage en ligne comme en début de saison. Une fois les listes approuvées par la FNQ, les dossiers des officiel(le)s présent(e)s aux stages seront automatiquement mis à jour. 

Suivi des expériences en compétition

Les expériences transmises à la Fédération pendant la panne ont été mises à jour dans le système d’inscription en ligne. Les expériences manquantes et les futures expériences doivent être mises à jour selon la procédure habituelle, soit par les officiel(le)s ou par les ROC. 

Certification

Toutes les certifications accordées par la FNQ depuis le début de la saison 2022-2023 ont été mises à jour dans le système. Les ROC peuvent à nouveau faire des demandes de certification à la FNQ. Assurez-vous que les dossiers sont à jour avant de faire une demande.

Retour de la plateforme d’apprentissage en ligne (PAL)

La plateforme d’apprentissage en ligne (PAL) est maintenant accessible. Les entraineur(e)s ont maintenant accès :

• aux cahiers d’avant-cours;
• aux portefolios;
• au calendrier de formations;
• aux module d’apprentissage.

Les entraineur(e)s ayant suivi des formations depuis la panne seront inscrit(e)s manuellement sur la plateforme par Natation Canada. Un courriel sera envoyé à ces entraineur(e)s pour les aviser de la procédure à suivre. Un délai de quelques jours est à prévoir pour l’entrée de données. Si les entraineur(e)s remarquent des erreurs dans leur compte, il est possible de contacter Natation Canada à l’adresse education@fnq.ca.

Suivi de conformité

L’équipe de la FNQ continuera d’accompagner les clubs et les entraineur(e)s en prévision du prochain suivi de conformité. Bien que les formation du PNCE soient temporairement inaccessibles, d’autres formation nécessaires à la certification sont toujours disponibles.